Hancock Physician's Network (HPN) en Greenfield, IN, continúa elevando el listón para impulsar mejoras en la calidad y la eficiencia dentro de su programa de administración de vacunas. La Red es multidisciplinaria e incluye consultorios familiares, pediátricos, de medicina interna y de atención inmediata, todos los cuales utilizan y almacenan vacunas. Estos lugares almacenan entre tres y 20 tipos diferentes de vacunas. Sólo en los centros de medicina familiar se almacena una media de 20 vacunas diferentes, con al menos entre 10 y 20 dosis de cada una. Dos de los consultorios familiares, así como el centro pediátrico, son proveedores de vacunas para niños (VFC).
El costo de las vacunas desechadas
En 2014, HPN experimentó un corte de energía en uno de los sitios de práctica familiar. Después del corte de energía, el proceso para verificar si era necesario desechar las vacunas debido al aumento de temperatura fue tedioso y llevó mucho tiempo. Se tuvieron que descartar múltiples dosis de vacunas debido a la pérdida de potencia debido a la variación de temperatura. Este corte de energía resultó muy costoso para la Red. En julio de 2016 se produjo una pérdida de vacunas aún más devastadora en otro consultorio familiar de HPN, donde almacenaban vacunas en un refrigerador doméstico. El refrigerador falló durante el fin de semana festivo del 4 de julio, como se muestra en el siguiente gráfico, lo que resultó en una pérdida de varios miles de dólares. Si esta falla hubiera ocurrido en el consultorio pediátrico, el costo de la pérdida habría sido significativamente mayor debido a la cantidad de vacunas almacenadas en este consultorio.
El equipo de operaciones de HPN determinó que la pérdida de costosas vacunas era una llamada de atención. Estas vacunas no sólo son caras, sino que son una parte esencial para proteger a la comunidad contra enfermedades prevenibles. Después de las dos pérdidas, se comprendió que la Red necesitaba centrarse en fortalecer el programa de vacunas para brindar a los pacientes el más alto nivel de atención.
Mejora del programa de vacunación HPN
Con el objetivo de estandarizar y optimizar el programa de vacunas en toda la Red para brindar el más alto nivel de atención al paciente, HPN recurrió a las pautas del Programa de Vacunas para Niños (VFC) para obtener orientación. El programa VFC prohíbe estrictamente el uso de refrigeradores estilo dormitorio para el almacenamiento de vacunas. Además, las vacunas VFC deben almacenarse en un refrigerador/congelador monitoreado con un dispositivo de monitoreo continuo de la temperatura, como un registrador de datos o una solución de monitoreo inalámbrico. Todos los proveedores que ingresan hoy al programa VFC deben almacenar sus vacunas VFC en refrigeradores de grado médico. HPN ha determinado que todos los sitios almacenarán vacunas de acuerdo con las pautas de VFC, independientemente de si los sitios son proveedores de VFC. Esto garantiza el más alto nivel de seguridad y atención al paciente. HPN cree firmemente que todas sus vacunas privadas deben almacenarse y monitorearse adecuadamente exactamente de la misma manera que sus vacunas VFC. De lo contrario, estarían creando un doble estándar de atención. Todo paciente merece vacunas que se almacenen, controlen y manipulen de forma adecuada. HPN se propuso implementar un enfoque múltiple para revitalizar el programa de vacunas. El plan consistía en monitoreo de temperatura, refrigeración de grado médico y procesos fortalecidos para garantizar que cada vacuna, ya fuera VFC o privada, se manejara de manera eficiente y efectiva.
Implementar monitoreo de temperatura > Cambiar a refrigeración de grado médico > Fortalecer procesos > Informar, actualizar y capacitar al personal > Monitorear y administrar el programa
Monitoreo de temperatura y notificaciones
Para salvaguardar las vacunas y cumplir con los requisitos de VFC relacionados con el monitoreo continuo de la temperatura, la red equipó todos sus refrigeradores y congeladores de vacunas con dispositivos inalámbricos de monitoreo de temperatura Sonicu.
La plataforma de Sonicu permite al personal de HPN monitorear y administrar todos los datos de temperatura de refrigeradores y congeladores con alarmas por mensaje de texto y correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, a los dispositivos basados en Internet de su elección. El siguiente paso fue desarrollar un programa/protocolo de cobertura de alarmas las 24 horas. Este programa se lanzará en enero de 2017.
El poder de los datos
Después de implementar Sonicu, HPN tenía datos para resaltar la mala estabilidad de la temperatura de los refrigeradores domésticos que almacenan vacunas, lo que apoyó firmemente el caso de pasar a refrigeración de grado médico en todas las ubicaciones. Los datos recopilados de los diversos refrigeradores y congeladores domésticos demostraron que las unidades no estaban funcionando lo suficientemente bien como para cumplir con las condiciones de almacenamiento recomendadas.
Luego, HPN utilizó los datos históricos de temperatura disponibles en su plataforma Sonicu para elaborar un plan para reemplazar los refrigeradores y congeladores de vacunas analizando su nivel de estabilidad de temperatura. Las unidades más inestables fueron reemplazadas de inmediato y cada refrigerador y congelador, ya sea doméstico o médico, continúa siendo monitoreado para garantizar la eficacia de la vacuna y la seguridad del paciente. Las alarmas y notificaciones mantienen al personal informado y preparado para manejar emergencias si las vacunas corren el riesgo de sufrir un aumento de temperatura.
Almacenamiento en frío de grado médico
Con datos para respaldar la transición a la refrigeración de grado médico, HPN comenzó a evaluar varias empresas de almacenamiento en frío. Se eligieron los refrigeradores y congeladores de Helmer Scientific debido a la sólida reputación de la empresa y su compromiso con la calidad y la confiabilidad para el almacenamiento seguro de vacunas. HPN valoró que la empresa tuviera su sede en Noblesville, Indiana, a poca distancia en automóvil de las distintas ubicaciones de la red.
En cuestión de meses, la Red eliminó gradualmente el 75% de sus unidades domésticas y las estandarizó con refrigeradores y congeladores de grado médico Helmer. HPN continuará este proceso hasta que todas las unidades del hogar hayan sido reemplazadas. La sorprendente diferencia en estabilidad entre las unidades domésticas y las unidades de grado médico de Helmer Scientific se demuestra en los gráficos siguientes.
La estandarización del almacenamiento en frío ha proporcionado a HPN numerosos beneficios, como una mayor calidad del producto, un servicio al cliente excepcional y una mayor eficiencia en lo que respecta a la gestión y el mantenimiento de los equipos. Todos los cambios han sido bien recibidos y los médicos, enfermeras y el personal han tomado nota de que HPN está comprometido a brindar la mejor atención posible al paciente.
Continuando el viaje
Con el monitoreo de temperatura implementado y la transición a refrigeración 100% de grado médico en marcha, HPN se está tomando el tiempo para analizar los procesos y procedimientos relacionados con el programa de vacunas. Una vez que estas actualizaciones se hayan solidificado, se implementarán para los miembros del personal que recibirán capacitación adicional. Con apoyo de alto nivel, HPN está logrando avances sustanciales en el programa de vacunas de la Red para salvaguardar las vacunas, disminuir el desperdicio, agilizar los procesos y mantener a la comunidad a salvo de enfermedades prevenibles.
HPN está muy satisfecho con el progreso de su implementación y, a través de su relación con Helmer Scientific y Sonicu, pueden estar seguros de que todas sus vacunas se monitorean y almacenan continuamente en condiciones adecuadas para brindar una atención segura y eficaz a los pacientes de nuestra comunidad.
Conclusión
Las redes de salud de todo el país se encuentran en varias etapas de realización de estos cambios para monitorear y gestionar mejor sus programas de vacunas. Proporcionar el nivel de atención al paciente que exige el programa VFC requiere un enorme esfuerzo, recursos e inversión financiera. Las organizaciones que opten por realizar estos cambios en el monitoreo continuo de la temperatura y la refrigeración de grado médico recuperarán rápidamente su inversión al proteger sus valiosas y costosas vacunas. Más importante aún, estas redes ayudarán a garantizar que proporcionen a sus comunidades vacunas seguras y eficaces para la lucha contra enfermedades prevenibles.