Hancock Physician's Network (HPN) en Greenfield, IN continúa elevando el nivel para impulsar mejoras en la calidad y la eficiencia dentro de su programa de administración de vacunas. La Red es multidisciplinaria e incluye prácticas de familia, pediatría, medicina interna y atención inmediata, todas las cuales utilizan y almacenan vacunas. Estos lugares almacenan entre tres y 20 tipos diferentes de vacunas. Solo las ubicaciones de medicina familiar almacenan 20 vacunas diferentes en promedio con al menos 10-20 dosis de cada una. Dos de las prácticas familiares, así como la ubicación pediátrica, son proveedores de Vacunas para Niños (VFC).
El costo de las vacunas desechadas
En 2014, HPN experimentó un corte de energía en uno de los sitios de práctica familiar. Después del corte de energía, el proceso para verificar si era necesario desechar las vacunas debido a la variación de temperatura fue tedioso y lento. Se tuvieron que descartar múltiples dosis de vacunas debido a la pérdida de potencia debido a la variación de temperatura. Este corte de energía fue muy costoso para la Red. Una pérdida de vacunas aún más devastadora ocurrió en julio de 2016 en una práctica familiar diferente de HPN donde estaban almacenando vacunas en un refrigerador doméstico. El refrigerador falló durante el fin de semana festivo del 4 de julio, como se muestra en el gráfico a continuación, lo que resultó en una pérdida de varios miles de dólares. Si esta falla hubiera ocurrido en la ubicación pediátrica, el costo de la pérdida habría sido significativamente mayor debido a la cantidad de vacunas almacenadas en esta práctica.
El equipo de operaciones de HPN determinó que la pérdida de costosas vacunas era una llamada de atención. Estas vacunas no solo son costosas, sino que son una parte esencial para proteger a la comunidad contra enfermedades prevenibles. Después de las dos pérdidas, se comprendió que la Red necesitaba concentrarse en fortalecer el programa de vacunas para brindarles a los pacientes el más alto nivel de atención.
Mejora del programa de vacunas contra la HPN
Con el objetivo de estandarizar y optimizar el programa de vacunas en toda la Red para brindar el más alto nivel de atención al paciente, HPN recurrió a las pautas del Programa de Vacunas para Niños (Vaccine for Children, VFC) para recibir orientación. El programa VFC prohíbe estrictamente el uso de refrigeradores estilo dormitorio para el almacenamiento de vacunas. Además, las vacunas VFC deben almacenarse en un refrigerador/congelador que se controle con un dispositivo de control continuo de la temperatura, como un registrador de datos o una solución de control inalámbrico. Todos los proveedores que ingresan al programa VFC hoy deben almacenar sus vacunas VFC en refrigeradores de grado médico. HPN ha determinado que todos los sitios almacenarán las vacunas de acuerdo con las pautas de VFC, independientemente de si los sitios son proveedores de VFC. Esto garantiza el más alto nivel de seguridad y atención al paciente. HPN cree firmemente que todas sus vacunas privadas deben almacenarse y monitorearse adecuadamente de la misma manera que sus vacunas VFC. De lo contrario, estarían creando un doble estándar de atención. Cada paciente merece vacunas que se almacenen, controlen y manejen de manera adecuada. HPN se estableció mediante la implementación de un enfoque múltiple para revitalizar el programa de vacunas. El plan consistía en el control de la temperatura, refrigeración de grado médico y procesos reforzados para garantizar que todas las vacunas, ya fueran VFC o existencias privadas, se manipularan de manera eficiente y eficaz.
Implementar monitoreo de temperatura > Cambie a refrigeración de grado médico > Fortalecer Procesos > Informar, actualizar y capacitar al personal > Supervisar y administrar el programa
Monitoreo de temperatura y notificaciones
Para salvaguardar las vacunas y cumplir con los requisitos de VFC relacionados con el monitoreo continuo de la temperatura, la red equipó todos sus refrigeradores y congeladores de vacunas con dispositivos inalámbricos de monitoreo de temperatura Sonicu.
La plataforma de Sonicu permite al personal de HPN monitorear y administrar todos los datos de temperatura del refrigerador y el congelador con mensajes de texto y alarmas por correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año a los dispositivos basados en Internet de su elección. El siguiente paso fue desarrollar un programa/protocolo de cobertura de alarma de 24 horas. Este programa se lanzará en enero de 2017.
El poder de los datos
Después de implementar Sonicu, HPN tuvo los datos para resaltar la mala estabilidad de la temperatura de los refrigeradores domésticos que almacenan vacunas, lo que apoyó firmemente el caso para pasar a la refrigeración de grado médico en todas las ubicaciones. Los datos recopilados de varios refrigeradores y congeladores domésticos demostraron que las unidades no funcionaban lo suficientemente bien como para cumplir con las condiciones de almacenamiento recomendadas.
Luego, HPN usó los datos históricos de temperatura disponibles en su plataforma Sonicu para elaborar un plan para reemplazar los refrigeradores y congeladores de vacunas mediante el análisis de su nivel de estabilidad de temperatura. Las unidades más inestables se reemplazaron de inmediato y todos los refrigeradores y congeladores, ya sean domésticos o de grado médico, continúan siendo monitoreados para garantizar la eficacia de la vacuna y la seguridad del paciente. Las alarmas y notificaciones mantienen al personal informado y preparado para manejar emergencias si las vacunas corren el riesgo de sufrir un aumento de temperatura.
Almacenamiento en frío de grado médico
Con datos para respaldar la transición a la refrigeración de grado médico, HPN comenzó a evaluar varias empresas de almacenamiento en frío. Se eligieron los refrigeradores y congeladores de Helmer Scientific debido a la sólida reputación y el compromiso de la empresa con la calidad y la confiabilidad para el almacenamiento seguro de vacunas. HPN valoró que la empresa tuviera su sede en Noblesville, Indiana, a poca distancia en automóvil de las diversas ubicaciones de la red.
En cuestión de meses, la Red eliminaron el 75% de sus unidades domésticas y estandarizados con refrigeradores y congeladores de grado médico Helmer. HPN continuará con este proceso hasta que todas las unidades del hogar hayan sido reemplazadas. La impactante diferencia de estabilidad entre las unidades domésticas y las unidades de grado médico de Helmer Scientific se demuestra en los gráficos a continuación.
La estandarización del almacenamiento en frío ha brindado a HPN numerosos beneficios, como una mayor calidad del producto, un servicio al cliente excepcional y una mayor eficiencia en lo que respecta a la administración y el mantenimiento del equipo. Todos los cambios han sido bien recibidos y los médicos, las enfermeras y el personal han notado que HPN se compromete a brindar la mejor atención posible al paciente.
Continuando el viaje
Con el control de la temperatura en marcha y la transición al 100 % de refrigeración de grado médico en marcha, HPN se está tomando el tiempo para analizar los procesos y procedimientos en torno al programa de vacunas. Una vez que estas actualizaciones se hayan solidificado, se extenderán a los miembros del personal que recibirán capacitación adicional. Con apoyo de alto nivel, HPN está logrando avances sustanciales en el programa de vacunas de la Red para salvaguardar las vacunas, disminuir el desperdicio, optimizar los procesos y mantener a la comunidad a salvo de enfermedades prevenibles.
HPN está muy complacido con el progreso de su implementación y, a través de su relación con Helmer Scientific y Sonicu, pueden estar seguros de que todas sus vacunas se monitorean y almacenan continuamente en condiciones apropiadas para brindar una atención segura y efectiva a los pacientes de nuestra comunidad.
Conclusión
Las redes de salud de todo el país se encuentran en varias etapas de hacer estos cambios para monitorear y administrar mejor sus programas de vacunas. Brindar el nivel de atención al paciente que exige el programa VFC requiere un gran esfuerzo, recursos e inversión financiera. Las organizaciones que opten por realizar estos cambios en el monitoreo continuo de la temperatura y la refrigeración de grado médico recuperarán rápidamente su inversión al proteger sus valiosas y costosas vacunas. Más importante aún, estas redes ayudarán a garantizar que proporcionen a sus comunidades vacunas seguras y efectivas para la lucha contra enfermedades prevenibles.